Учет печатей и штампов в автономном учреждении

Бухгалтерский учет печатей и штампов

Конкретных разъяснений по вопросу отнесения печатей и штампов на определенную статью КОСГУ законодательство не содержит. Руководствуясь Приказом Минфина России от 21.12.2012 N 171н “Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации РФ на 2013 год и на плановый период 2014 и 2015 годов”, статью расходов можно определить исходя из срока полезного использования данных объектов, а именно:

  • более 12 месяцев – 310 “Увеличение стоимости основных средств” КОСГУ;
  • менее 12 месяцев – 340 “Увеличение стоимости материальных запасов” КОСГУ.

Окончательное решение об отнесении объектов к основным средствам либо материальным запасам может быть принято постоянно действующей в учреждении комиссией по поступлению и выбытию активов, а именно компетентными в данном вопросе лицами, на основании документации производителя и исходя из определенных характеристик приобретаемых активов.

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru

Далее более детально рассмотрим приобретение печатей и штампов по каждой статье КОСГУ.

1. Статья 310 “Увеличение стоимости основных средств” КОСГУ. В соответствии с п. 44 Инструкции N 157н {amp}lt;2{amp}gt; сроком полезного использования объекта основных средств является период, в течение которого предусматривается использование в процессе деятельности учреждения объекта нефинансовых активов в тех целях, ради которых он был приобретен, создан и (или) получен (в запланированных целях).

а) информации, содержащейся в законодательстве РФ, устанавливающем сроки полезного использования имущества в целях начисления амортизации.

К сведению. Общероссийским классификатором основных фондов ОК 013-94, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 N 359, код непосредственно для учета печатей и штампов не предусмотрен. Учет вышеуказанных объектов можно осуществлять с применением кода 19 0009000 “Прочие материальные основные фонды, не указанные в других группировках”. Это следует закрепить в учетной политике учреждения;

б) рекомендаций, содержащихся в документах производителя, а в случае отсутствия информации в законодательстве РФ и документах производителя – на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов, принятого с учетом:

  • ожидаемого срока использования объектов;
  • ожидаемого физического износа печатей, штампов;
  • нормативно-правовых и других ограничений использования объектов;
  • гарантийного срока.

Основные средства принимаются к бухгалтерскому учету по первоначальной (фактической) стоимости (п. 23 Инструкции N 157н). Первоначальной стоимостью объектов нефинансовых активов признается сумма фактических вложений в их приобретение, изготовление (создание) с учетом сумм НДС, предъявленных учреждению поставщиками (кроме их приобретения, изготовления в рамках деятельности, облагаемой НДС, если иное не предусмотрено налоговым законодательством РФ).

Первоначальная стоимость основного средства формируется на счете 0 106 01 000 “Вложения в основные средства” на основании первичных документов поставщика (продавца). Ими могут быть: Товарная накладная (ф. ТОРГ-12), Товарно-транспортная накладная (ф. 1-Т), товарный чек, акт приема-передачи.

Следует отметить, что стоимость печатей и штампов обычно не превышает 3000 руб., поэтому далее мы будем говорить именно о таких объектах. Амортизация на них не начисляется. Первоначальная стоимость введенных в эксплуатацию данных основных средств списывается с балансового учета с одновременным отражением объектов на забалансовом счете 21 “Основные средства стоимостью до 3000 руб. включительно в эксплуатации”.

Принятие к забалансовому учету печатей и штампов осуществляется на основании первичного документа, подтверждающего ввод объекта в эксплуатацию, а именно Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) (п. 10 Инструкции N 183н {amp}lt;3{amp}gt;). Данные операции отражаются по дебету счета 0 401 20 271 “Расходы на амортизацию основных средств и нематериальных активов”, соответствующих счетов аналитического учета счета 0 109 00 000 “Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг” (0 109 60 271, 0 109 70 271, 0 109 80 271, 0 109 90 271) и кредиту соответствующего счета аналитического учета счета 0 101 38 000 “Прочие основные средства – иное движимое имущество учреждения” с одновременным отражением на забалансовом счете 21.

Основным средствам стоимостью до 3000 руб. включительно инвентарные номера не присваиваются (п. 46 Инструкции N 157н), и инвентарные карточки по этим объектам не составляются (п. 54 Инструкции N 157н).

Внутреннее перемещение объектов основных средств в учреждении отражается по забалансовому счету на основании оправдательных первичных документов путем изменения материально ответственного лица и (или) места хранения на основании Накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. 0306032).

Выбытие объектов основных средств с забалансового учета, в том числе в связи с выявлением порчи, хищений, недостачи и (или) принятием решения об их списании (уничтожении), производится на основании акта (например, Акта о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий и сооружений) (ф.

0306031), Акта о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. 0306033)) по стоимости, по которой объекты были ранее приняты к забалансовому учету. Особых указаний о применении определенных документов для списания основных средств с забалансового учета в Приказах N N 157н, 183н, 173н {amp}lt;4{amp}gt;

Предлагаем ознакомиться  Печать ООО: требования и образцы 2020

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

Аналитический учет по счету ведется в Карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041) в порядке, установленном учреждением в рамках формирования учетной политики.

Пример 1. За счет субсидии на выполнение госзадания автономное учреждение приобрело у сторонней организации две печати по цене 1652 руб. за штуку (в том числе НДС 18% – 252 руб.) и два штампа на сумму 1062 руб. за штуку (в том числе НДС 18% – 162 руб.) для службы кадров. Они используются в основной деятельности учреждения, не облагаемой НДС. На основании документов, предъявленных поставщиком, гарантийный срок службы печатей и штампов составляет 5 лет.

         Содержание операции        
    Дебет   
   Кредит   
  Сумма,  
руб.
Отражены расходы на покупку печатей 
и штампов и кредиторская
задолженность перед поставщиком (с
учетом НДС)
4 106 31 000
4 302 31 000
   5428   
Оплачены расходы по приобретению    
печатей и штампов с лицевого счета
учреждения в казначействе
4 302 31 000
4 201 11 000
   5428   
Приняты к учету основные средства:  
печати и штампы
4 101 38 000
1 106 31 000
   5428   
Введены в эксплуатацию основные     
средства: печати и штампы
4 109 80 271
{amp}lt;*{amp}gt;
4 101 38 000
   5428   
Отражено увеличение забалансового   
счета на стоимость печатей и
штампов, переданных в эксплуатацию
21          
   5428   

2. Статья 340 “Увеличение стоимости материальных запасов” КОСГУ. Материальные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической стоимости. Согласно п. 102 Инструкции N 157н в фактическую стоимость печатей и штампов могут включаться:

  • суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);
  • суммы, уплачиваемые за доставку (транспортные услуги) материальных запасов до места их использования;
  • затраты по доведению материальных запасов до состояния, в котором они пригодны для использования (например, изготовление оснастки для печатей и штампов);
  • иные платежи, непосредственно связанные с приобретением материальных запасов.

Учет печатей и штампов в автономном учреждении

На основании Инструкции N 183н печати и штампы учитываются на счете 0 105 36 000 “Прочие материальные запасы – иное движимое имущество учреждения”. Поступление данных материальных запасов может осуществляться на основании следующих первичных документов:

  • товарно-сопроводительные документы поставщика (продавца), иные документы, подтверждающие получение автономным учреждением (отгрузку, передачу) материальных ценностей, оформленных в рамках обычая делового оборота, содержащих обязательные реквизиты первичного учетного документа (товарная накладная, товарно-транспортная накладная);
  • Акт о приемке материалов (ф. 0315004).

Оприходование материальных запасов, полученных в рамках договоров на нужды автономного учреждения, отражается на основании первичных (сводных) учетных документов, подтверждающих исполнение поставщиком условий договора по передаче (изготовлению) материальных ценностей.

Учет данных объектов ведется в книге (карточке) учета материальных ценностей по наименованиям и количеству.

Понятие и виды печатей и штампов

Печать – это устройство круглой формы, содержащее клише для нанесения оттисков на бумагу, пластилин, сургуч, свинец и т.п. Она содержит реквизиты учреждения и предназначена для удостоверения подписи компетентного лица или какого-либо факта.

Для справки. Клише печати – это элемент, содержащий зеркальное отображение оттиска печати.

Гербовая печать – это печать круглой формы, в центре клише имеющая зеркальное отображение Государственного герба РФ. Проставляется на документах, требующих особого удостоверения подлинности. Изготовление гербовой печати осуществляется специальными штемпельно-граверными мастерскими, имеющими лицензию на изготовление печатей с воспроизведением Государственного герба РФ и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления данного вида продукции на должном качественном уровне.

Обязательные реквизиты печатей с изображением Государственного герба РФ таковы:

  • полное наименование юридического лица в именительном падеже, в скобках – его краткое наименование (если таковое имеется);
  • основной государственный регистрационный номер (ОГРН);
  • идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
  • код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

На основании ст. 4 Федерального конституционного закона от 25.12.2000 N 2-ФКЗ “О Государственном гербе Российской Федерации” установлено, что Государственный герб РФ помещается на печатях:

  • федеральных органов государственной власти;
  • иных государственных органов, организаций и учреждений;
  • органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных государственно-властными полномочиями;
  • органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Дополнительная (простая) печать – это печать, используемая для засвидетельствования документов, исходящих непосредственно от учреждения, структурного подразделения, филиала. Оттиск такой печати проставляется для заверения справок, копий документов, выписок из документов, учетных документов (например, печать для справок или печать отдела кадров).

Стандартные проводки в бюджетных учреждениях

Учет печатей бюджетных подразделениях намного сложнее, чем обычных. Изначально, принимается решение, по какой статье необходимо отразить: 310 (если печати будут использоваться более года) или 340 (срок использования меньше 1 года).

На основании Инструкцией № 157н, учёт объекта, который применяется в работе более года,ведётся как основное средство, при этом не зависимо от их цены. Когда в работе печати используются меньше года. Если срок полезного использования менее года, тогда печати относят к материальным запасам. Решение об этом принимает комиссия.

  1. Если принятие осуществилось в качестве Основного средства. В проводках указывается стоимость всех затрат,с учётом НДС. Если она менее 3 тысяч рублей, то списание со счета происходит с одновременным отражением на его на  21 «Основные средства стоимостью до 3 тысяч рублей включительно в эксплуатации»».
  2. При отнесении печати к категории «Материальные запасы». Если принято решение зачислить их в качестве материальных запасов, то отнесение к ним происходит на основании документов:
Предлагаем ознакомиться  Об утверждении Инструкции о порядке учёта, хранения и выдачи печатей и штампов в Федеральной службе государственной статистики, её территориальных органах и подведомственных учреждениях

Пример 2. Государственная организация приобрела печать стоимостью 590 рублей, том НДС в том числе (90 рублей ). Стандартные проводки при отнесении объекта к основному средству:

  • Отражены затраты на покупку печати:

Дт  4 106 31 310 Кт 4 302 31 730 – 590 рублей

  • Переведены денежные средства Продавцу:

Дт  4 302 31 830 Кт4 201 11 610 – 590 рублей

  • Объект принят к учету как основное средство:

Дт 4 101 38 310 Кт 1 106 31 310 – 590 рублей

Дт 2  105 36 340 Кт 2 208 34 660 – 500 рублей

  • Перечислены денежные средства: 590 рублей

Дт 2 302 36 830 Кт 2 201 11 610

  • Входный НДС принят к вычету: 90 рублей

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

Дт 2 210 01 560 Кт2 208 34 660

Учет печатей и штампов в автономном учреждении ★ Книга-бестселлер “Бухучет с нуля” для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа)
куплено {amp}gt; 8000 книг

Хранение печатей и штампов в организации

Способ хранения печатей и штампов зависит от их вида и назначения. Круглая печать (основная), находитсяв сейфе, доступ которому есть только у руководителя организации. В случае его длительного отсутствия – передается под расписку ответственному сотруднику.

Вспомогательные печати и адресные штампы находятся  у ответственных работников, которые пользуются ими для исполнения ежедневной работы. Хранятся он также в опечатанных металлических шкафах, к которым имеет доступ определенный круг лиц. Штампы должны находиться в задвигающихся ящиках.

В целях обеспечения надлежащего учета и хранения печатей и штампов, их выдачи на основании приказа или распоряжения руководителя учреждения назначается ответственное лицо из числа сотрудников учреждения (руководитель организационного отдела, канцелярии, секретариата и других служб). В большинстве случаев обязанность по ведению учета печатей и штампов возлагается на службу делопроизводства, а порядок учета фиксируется в инструкции по делопроизводству.

Учет изготовленных печатей и штампов необходимо вести в журнале учета печатей и штампов (далее – Журнал) с обязательным проставлением в нем их оттиска. Листы Журнала нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью. Выдача печатей и штампов структурным подразделениям и должностным лицам (назначенным приказом руководителя учреждения) производится под расписку в Журнале, эти лица несут полную материальную ответственность за сохранность вверенного им имущества.

Гербовые печати, простые печати и штампы должны храниться в сейфах, металлических шкафах и ящиках. Передавать печати и штампы на хранение работникам, не имеющим на это права, а также выносить их за пределы отведенного для хранения помещения запрещается. Проверка наличия, правильности хранения и использования печатей и штампов должна проводиться не реже одного раза в год.

В случае утраты, хищения печати или штампа проводится служебное расследование комиссией, созданной приказом или распоряжением руководителя. Результаты этого расследования доводятся до руководителя учреждения для принятия соответствующего решения. За нарушение правил хранения печатей и штампов, их утрату на виновное лицо возлагается дисциплинарная ответственность.

Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя учреждения. Пришедшие в негодность в ходе эксплуатации или утратившие свое назначение печати (например, при смене организационно-правовой формы, наименования, местонахождения учреждения, его ликвидации) уничтожаются с обязательным списанием с учета.

Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Комиссия учреждения определяет способ уничтожения печатей и штампов: изделия из каучука, резины разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями. При уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем.

В акте должны быть указаны:

  • состав комиссии;
  • время и место уничтожения печатей и штампов;
  • обоснование уничтожения;
  • наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;
  • способ уничтожения;
  • заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность восстановления и дальнейшего использования;
  • подписи членов комиссии.

Акты об уничтожении печатей и штампов хранятся в течение срока, установленного инструкцией по учету печатей и штампов, а затем уничтожаются в установленном порядке. Работник, ответственный за учет печатей и штампов, на основании акта делает отметки об уничтожении в Журнале.

Как заполняется журнал учёта печатей и штампов

№ п/п Наименование печати/штампа Оттиск Выдача в пользование Возврат Примечание
      должность и ФИО получателя подпись, дата получения должность и ФИО получателя подпись, дата получения  
1 2 3 4 5 6 7 8
  • В первой графе указывается порядковый номер.
  • В графе «Наименование печати» прописывается её назначение, например «Печать для документов».
  • В третьей графе обязателен оттиск, он должен быть чётким, не размытым.
  • В графе № 4 указывается, например: «менеджер по продажам Коваленко А.М.»
  • В 5 графе – подпись ответственного лица с указанием даты получения.
  • 6-7 графа заполняются аналогично графам № 4 и 5, только в случае возврата.
  • Строка «Примечание» заполняется в случае уничтожения печати, с указанием номера акта и даты составления.
Предлагаем ознакомиться  Беспроцентный займ учредителю от ООО: налогообложение и налоговые последствия, можно ли выдать, проводки при предоставлении кредита от организации

Журнал заполняется в рукописном виде, поскольку в нём необходимо наличие оригинальной подписи ответственных лиц. Название столбцов может меняться, в зависимости от необходимости и деятельности организации. Строго установленной формы Журнала нет. Форма не регламентирована законодательством.

Несмотря на это вести его необходимо с соблюдением всех требований строгой отчетности:

  • обязательна порядковая нумерация страниц;
  • журнал необходимо прошнуровать;
  • на документе ставится печать и подписьруководителя;
  • хранится журнал в железном сейфе.

Проверка состояния печатей и штампов

Процедура бывает плановой, а может поводиться при наличии подозрений на использование поддельной печати. В любом из перечисленных случаев собирается специальная комиссия. По результатам проверки составляется акт, который передается руководителю организации. В нем излагаются выявленные проблемы, недочёты и рекомендации по их устранению.

При увольнении работника, генеральный директор направляет комиссию для установления факта наличия печатей, а также установления их подлинности. По итогам составляется акт приёма – передачи, с которым необходимо ознакомить нового сотрудника. Выявить подлинность печати опытный эксперт может даже визуально, если появляются подозрения, то для их подтверждения предмет исследования отправляют в лабораторию.

Как осуществляется замена печатей

 Утилизация собственными силами Обращение за помощью к специализированной штемпельной организации
Производится специально назначенной комиссией Печать сдаётся в стороннюю штемпельную организацию
После исполнения поручения оформляется акт, с указанием следующих данных:

  • времени и места проведения;
  • состав комиссии;
  • причины уничтожения;
  • наименования оттиска печати;
  • способ утилизации (изделия из полимеров, возможно сжечь, либо разделить на мелкие части, а металлические – опиливают перекрестными линиями)
  • заключение, вынесенное комиссией
  • подписи всех проверяющих
Одновременно с печатью предоставляется комплект документов:

  • заявление о намерение уничтожить оттиск, заверенное руководителем;
  • ксерокопия паспорта директора;
  • копия доверенности, в которой прописаны полномочия на осуществление таких действий;
  • ксерокопия паспорта лица, ответственного за уничтожение;
  • заверенная копия выписки из ЕГРЮ, срок её получения не должен превышать одного месяца;
  • платежный документ, подтверждающий перечисление денежных средств, за оказываемые услуги (оригинал квитанции, либо платежное поручение с отметкой банка).

При утилизации собственными силами, акт необходимо хранить на всём протяжении деятельности организации, чтобы избежать неоднозначных споров. Если печать потеряна, то процедуру по утилизации провести будет невозможно. Для получения нового оттиска, необходимо предоставить вышеперечисленный комплект документов вместе со справкой из внутренних дел, в которой установлен факт пропажи.

Также о краже необходимо оповестить регистрирующий орган и подать объявления в СМИ. Обязательно сообщить об инциденте банку, в котором открыт расчетный счет фирмы, чтобы предотвратить снятие денежных средств с расчетного счета. Способ утилизации фирма выбирает сама

Ключевые моменты по контролю печатей и штампов

Организации всегда были обязаны иметь круглые печати, на которых, в обязательном порядке, содержалась информация о наименовании фирмы и её адрес. Федеральный закон № 82 ФЗ говорит не об обязанности, а о праве иметь такую печать.

Из этого же закона следует, что информация о печатях должна содержаться в уставе. Несмотря на то, что законодательство не прописывает обязательное наличие печати, деятельность фирмы без нее просто невозможна. Она необходима:

  1. при принятии (если это первое место работы) и увольнении сотрудника;
  2. при предоставлении документов в налоговые органы (заверенные копии, декларации на бумажном носителе);
  3. сдача отчётности в ФСС и ПФР;
  4. оформление внутренней кадровой документации, составление писем и многое другое.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1. Нужно ли регистрировать новую печать?

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

Обязательная регистрация отменена, сделать это можно по желанию, для присвоения регистрационного номера.

Вопрос №2. Можно использовать логотипы, графические изображения в оттисках?

Это не запрещено, если не является недобросовестной конкуренцией и скрытой рекламой организации.

Вопрос №3. Обязательно ли уничтожать печать при реорганизации фирмы?

Нет, не обязательно, но лучше утилизировать, чтобы избежать вопросов.

Вопрос №4. В чём отличие печати от штампа?

Штамп не имеет юридической силы, а служит для облегчения работы.

Вопрос №5. Отличается ли учет печатей в частных и бюджетных организациях?

https://www.youtube.com/watch?v=upload

Да, план счетов в бюджетной организации совсем другой, соответственно и бухгалтерский учёт печатей сильно отличается.

Типовые ошибки при учете печатей и штампов

  1. При передаче руководителем основной печати, в период его отсутствия, не составляется расписка, процедура осуществляется на словах. В результате печать хранится у ответственного лица незаконно.
  2. Не всегда печать находится в специально оборудованном металлическом сейфе, часто её местоположение – стол или ящик руководителя.
  3. Распространённое нарушение – вынос печати из офиса, без составления соответствующих документов.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Наверх
Adblock detector