Не ошибается тот, кто ничего не делает

Даже если документооборот в организации хорошо отлажен и автоматизирован, нельзя до конца исключить влияние пресловутого человеческого фактора, поэтому допущение ошибок при составлении документов – неизбежная реальность. Не всегда в этом виноват представитель фирмы-продавца, так как на момент оформления первичных документов и счетов-фактур реквизиты контрагента-покупателя могут поменяться.

Обратите внимание! Налоговая служба разработала сервис для проверки реквизитов контрагента (ИНН и КПП). Это позволит избежать ошибок в счетах-фактурах, книгах покупок и продаж, а также в журналах учета счетов-фактур.

В «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) реализована возможность проверки ИНН и КПП посредством нового сервиса ФНС. Проверка производится как при вводе нового контрагента, так и при изменении реквизитов существующего. Подробнее о работе сервиса читайте на сайте.

Итак, если ошибка выявлена той или иной стороной сделки, то продавцу необходимо выставить исправленные экземпляры документов, а покупателю их принять и зарегистрировать. При этом у обеих сторон выполняется корректировка данных учета, если ошибка повлияла на эти данные.

Исправлению могут подлежать любые реквизиты документа, в которых допущена ошибка (в т. ч. цена, количество и сумма), при этом исправление не требует согласования сторон, а сторона, обнаружившая ошибку, просто уведомляет об этом другую сторону сделки.

Как правило, ошибка допускается и в первичном документе (товарной накладной, акте), и в счете-фактуре одновременно, хотя на практике могут быть ситуации, когда требуется исправить только один из документов: либо первичный, либо счет-фактуру.

Если ошибка допущена в счете-фактуре, то продавец составляет исправленный экземпляр счета-фактуры, в котором указывается номер и дата исправления. Порядок составления исправленного счета-фактуры утвержден в Приложении №1 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее – Постановление № 1137).

Корректировка или исправление?

★ Книга-бестселлер “Бухучет с нуля” для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено {amp}gt; 8000 книг

Постановлением введен не только новый бланк счета-фактуры, но и его корректировочный вариант. Данное изменение вызвало немало вопросов у плательщиков НДС о том, когда следует использовать исправленный счет-фактуру, а когда корректировочный.

Корректировочный счет-фактура (КСФ) представляет собой самостоятельный документ, который заполняется в виде дополнения к ошибочному при изменении параметров, от которых зависит конечная стоимость товара, а, следовательно, и величина НДС. Меняться могут ценовые и количественные показатели, влияющие на размер налога.

Исправленный счет-фактура (ИСФ) не имеет самостоятельной формы, оформляется в таком же виде, как и ранее выписанный документ. Его номер совпадает с номером основного счета-фактуры, число выписки также берется из первоначального бланка. В строку 1а при этом вносится порядковый номер исправления (начиная с первого и далее по нарастающей в зависимости от количества исправлений). ИСФ составляется вместо исходного счета-фактуры, полностью его заменяя.

ИСФ целесообразно использовать, когда установленная ошибка носит технический, случайный характер – опечатка, неправильно указанная цена по невнимательности, арифметическая ошибка.

В Правилах, утвержденных комментируемым постановлением № 1137, четко разграничены два понятия: внесение корректировок и исправление ошибок.

Корректировки — это изменение первоначальной стоимости, совершенное после отгрузки и по обоюдному согласию поставщика и покупателя.

Под ошибками следует понимать неверную информацию, изначально указанную в счете-фактуре (например, неправильный адрес поставщика или покупателя, чужой ИНН и др.).

В соответствие с этим детально прописаны два алгоритма. Первый — для внесения, регистрации и учета корректировок. Второй — для исправления ошибок. Вносить корректировки необходимо при помощи корректировочных счетов-фактур, а исправлять ошибки — посредством оформления новых экземпляров счетов-фактур с указанием номера и даты исправления.

Для простоты новый экземпляр с исправленными ошибками мы будем называть исправленным счетом-фактурой. А первоначальный экземпляр, который не является корректировочным, — исходным счетом-фактурой.

После вступления в силу комментируемого постановления № 1137, налогоплательщики должны использовать новый (постоянный) бланк корректировочного счета-фактуры.

Основное отличие от временной формы*, заключается в следующем. Раньше показатели «до изменения», «после изменения», а также разницу «к доплате» и «к уменьшению» нужно было указывать в специальных столбцах. Теперь для таких показателей отведены не столбцы, а строки.

В частности, для каждой позиции корректировочного счета-фактуры предусмотрено четыре строки: А (до изменения), Б (после изменения), В (увеличение) и Г (уменьшение). Чтобы рассчитать показатели для строк В и Г, нужно от цифры из строки А отнять цифру из строки Б.

Если полученное значение меньше нуля, то мы имеем дело с увеличением. Его нужно отразить по строке В с положительным значением, то есть без знака «минус». В строке Г следует поставить прочерк.

Если полученное значение больше нуля, мы имеем дело с уменьшением. Его нужно отразить по строке Г с положительным значением, то есть без знака «минус». В строке В следует поставить прочерк.

После заполнения всех строк корректировочного счета-фактуры, нужно подвести итоги по следующим показателям: стоимость без НДС (графа 5), сумма НДС (графа 8) и стоимость с НДС (графа 9). Для этого нужно просуммировать все цифры, указанные по строке В данных граф, а также все цифры, указанные по строке Г данных граф. Полученные значения понадобятся при заполнении книги покупок, книги продаж или дополнительных листов к ним.

Добавим, что в «шапке» корректировочного счета-фактуры предусмотрены поля для его номера и даты, а также поля для номера и даты исходного счета-фактуры. Плюс к этому есть поля для номера и даты исправлений, внесенных в корректировочный и в исходный счет-фактуру.

При уменьшении первоначальной стоимости продавец обязан выставить корректировочный счет-фактуру и зарегистрировать его в части 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур.

Далее корректировочный счет-фактуру необходимо зарегистрировать в книге покупок. Сделать это нужно в периоде, когда выполнены следующие условия: наличие у продавца корректировочного счета-фактуры, составленного не ранее трех лет назад, и первичных документов на изменение условий поставки.

После этого поставщик получает право на вычет разницы между суммой НДС до и после корректировки.

Обратите внимание: продавец не должен регистрировать корректировочный счет-фактуру в части 2 журнала, которая посвящена полученным счетам-фактурам. Данный нюанс отдельно оговорен в новых Правилах ведения журнала.

При уменьшении первоначальной стоимости покупатель должен зарегистрировать корректировочный счет-фактуру в части 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур.

Затем покупатель обязан зарегистрировать в книге продаж один из двух документов: либо корректировочный счет-фактуру, либо договор (соглашение и пр.) на изменение условий сделки. Регистрации подлежит тот документ, что получен ранее. Соответственно, запись в книге продаж нужно сделать за тот период, в котором регистрируемый документ поступил к покупателю.

После этого покупателю следует восстановить ранее принятый вычет в размере разницы между суммой налога до и после корректировки.

При увеличении первоначальной стоимости продавец должен выставить корректировочный счет-фактуру и зарегистрировать его в части 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур.

Также корректировочный счет-фактуру следует зарегистрировать либо в книге продаж, либо в дополнительном листе книги продаж.

Если отгрузка и корректировка состоялись в одном квартале, то регистрацию нужно делать в книге продаж за этот квартал.

Если отгрузка пришлась на один квартал, а корректировка на другой, то регистрацию необходимо осуществить в дополнительном листе книги продаж за квартал, когда состоялась отгрузка. При этом запись данных по корректировочному счету-фактуре в дополнительном листе нужно делать с положительным значением, то есть без знака «минус».

Наконец, продавец обязан начислить к уплате НДС в размере разницы между суммой налога до и после корректировки. Начисление надо датировать кварталом, в котором состоялась отгрузка.

При увеличении первоначальной стоимости покупателю следует зарегистрировать корректировочный счет-фактуру в части 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур.

Потом нужно сделать запись в книге покупок за тот период, в котором у покупателя в наличии будут одновременно корректировочный счет-фактура, составленный не ранее трех лет назад, и первичный документ на изменение условий поставки (договор, допсоглашение и др.).

В результате покупатель получает право принять вычет в размере разницы между величиной НДС до и после корректировки.

Как перенести данные из корректировочного счета-фактуры в журнал учета, книгу покупок и книгу продаж 

Оформление продавцом исправленных документов для покупателя

Когда же возникает потребность в выставлении корректировочного счета-фактуры? Это происходит в ситуации обоснованного изменения стоимости отгруженных товаров, выполненных работ или оказанных услуг (п. 5.2 ст. 169 НК РФ). Откорректировали цену или изменили количество отгруженных товаров — без корректировочного счета-фактуры не обойтись.

Основные требования к счетам-фактурам (по заполнению сведений о сторонах сделки, оформлению подписей и др.) описаны в ст. 169 НК РФ. Корректировочный счет-фактура помимо этого требует соблюдения следующих условий:

1. Предшествовать корректировочному счету-фактуре должен факт согласия покупателя на изменение стоимости и/или количества отгруженных товаров (п. 10 ст. 172 НК РФ).
2. Составить корректировочный счет-фактуру требуется не позднее чем через 5 календарных дней после оформления вышеуказанного согласия (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Кроме того, для корректировочного счета-фактуры предусмотрен особый бланк. Форма его представлена в приложении 2 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

1. Продавец выставляет счет-фактуру, согласно которому, покупатель получает 100 единиц товара общей стоимостью 118000 руб. с НДС. Фактически поступило 90 единиц товара. Нужно ли составлять ИСФ?

Покупатель принял товар в большем количестве, чем значится в документах. НДС также направлен к вычету в повышенном размере. Чтобы вычет соответствовал стоимости фактически полученного товара, счет-фактура нужно изменить. Так как данная ошибка не является технической, а вызвана излишками, решение об изменении количества в документах стороны согласовали, то должен быть оформлен корректировочный документ, исправленный счет-фактуру составлять не нужно.

2. Продавец выставляет счет-фактуру, согласно которому, покупатель получает 100 единиц товара по цене 1000 руб. без НДС, указана ставка НДС 18% и общая стоимость с НДС – 100000 руб.

В данном примере – арифметическая ошибка, в общей стоимости не учтен НДС по невнимательности бухгалтера. Продавцу следует повторно выписать ИСФ за тем же номером, в котором заполняется строка 1а – указывается номер исправления, а в графе «стоимость товара» будет учтен НДС.

3. Продавец предоставляет счет-фактуру, в котором наименование продавца начинается не с прописной буквы, а со строчной. Нужно ли оформлять исправленный документ?

Так как данная ошибка не мешает правильно идентифицировать продавца, то оформлять ИСФ не нужно.

4. При заполнении счета-фактуры поставщик не заполнил графу 2 в таблице «код единицы измерения». Нужно ли покупателю требовать исправленный документ?

Данная процедура не требуется, так как отсутствие этого показателя не помешает налоговому органу распознать реквизиты участвующих лиц, стоимость и НДС к возмещению.

При исправлении ошибок налогоплательщики должны использовать тот же бланк, что и для исходного счета-фактуры.

Но в исходном документе в строке 1а, предназначенной для номера и даты исправления, ставится прочерк. Тогда как в исправленном счете-фактуре в строке 1а нужно указать порядковый номер исправления (для первого исправления — 1, для второго — 2 и т д.), а также текущую дату.

Что касается строки 1, то при оформлении исправленного счета-фактуры в нее переносятся данные из строки 1 исходного документа.

Обратите внимание: оформление исправленного счета-фактуры не означает, что исходный счет-фактуру можно уничтожить. Оба эти документа должны храниться как у поставщика, так и у покупателя.

Исправленный счет-фактуру необходимо зарегистрировать в журнале учета выставленных и полученных счетов-фактур. Поставщик регистрирует его в части 1 журнала, а покупатель — в части 2 журнала.

При этом в обеих частях журнала в графах с 11 по 19 включительно необходимо указать исправленные данные. Если соответствующие показатели не изменялись, то в графы 11-19 нужно перенести сведения из исходного счета-фактуры.

Также необходимо сделать записи в книге покупок и в книге продаж.

Если исправление датировано тем же кварталом, что и исходный счет-фактура, то продавец должен аннулировать запись в книге продаж, а покупатель — в книге покупок за данный квартал. Для этого нужно еще раз зарегистрировать исходный счет-фактуру, указав отрицательные значения в графах 4-9 книги продаж и в графах 7-12 книги покупок соответственно. После чего необходимо в обычном порядке зарегистрировать исправленный счет-фактуру в книге покупок и в книге продаж за тот же квартал.

Если исправление и исходный счет-фактура приходятся на разные кварталы, то нужно поступать следующим образом.

Прежде всего, надо аннулировать записи в дополнительных листах книги продаж и книги покупок за квартал, когда оформлен исходный документ. Для этого нужно зарегистрировать исходный счет-фактуру, указав отрицательные значения в графах 4-9 дополнительного листа книги продаж и в графах 7-12 дополнительного листа книги покупок соответственно.

Затем покупатель должен зарегистрировать исправленный счет-фактуру в книге покупок за период, в котором сделано исправление. Именно в этом квартале у него появляется право на вычет по исходному счету-фактуре.

Продавец же обязан зарегистрировать исправленный счет-фактуру в дополнительном листе книги продаж за период, когда оформлен исходный счет-фактура. Именно в этом периоде у него появилась обязанность начислить НДС к уплате.

Как быть в ситуации, когда поставщик сначала составил исходный счет-фактуру, затем корректировочный счет-фактуру, а потом обнаружил в исходном варианте ошибку?

Согласно новым Правилам, поставщик должен оформить исправленный счет-фактуру, не учитывая в нем сведения из корректировочного счета-фактуры. В частности, в графах 3-6 и 8-9 исправленного документа не надо учитывать данные из строк Б, В и Г этих же граф корректировочного счета-фактуры.

При этом, регистрируя исправленные счета-фактуры в книге продаж и в книге покупок, продавец и покупатель не должны аннулировать записи, сделанные ранее при регистрации корректировочных счетов-фактур.

Однако, может случиться, что ошибка, допущенная при оформлении исходного документа, повлекла за собой ошибку и в корректировочном счете-фактуре. Тогда корректировочный документ нужно исправить точно так же, как и исходный. Другими словами, поставщик должен оформить два исправленных счета-фактуры: один к исходному документу, другой — к корректировочному.

После оформления исправленного корректировочного счета-фактуры поставщик и покупатель должны сделать соответствующие записи в книге продаж, книге покупок и в дополнительных листах к ним. Это значит, что надо аннулировать записи по «неисправленному» корректировочному счету-фактуре и зарегистрировать исправленный корректировочный счет-фактуру. Порядок аннулирования и регистрации аналогичен тому, что применяется при исправлении исходного (не являющегося корректировочным) счета-фактуры.

В комментируемом постановлении отдельно прописан алгоритм действий на тот случай, когда поставщик направляет счет-фактуру в электронном виде, но покупатель по технически причинам не получает документ. А на момент повторного выставления возникает необходимость сделать исправления.

В такой ситуации поставщик должен сразу же оформить исправленный документ, несмотря на то, что исходный счет-фактура покупателем не получен. Исправленный счет-фактура может быть оформлен как в электронном виде, так и на бумаге.

В журнале учета выставленных и полученных счетов-фактур и продавец и покупатель должны зарегистрировать только исправленный документ.

В книге покупок также необходимо зарегистрировать только исправленный счет-фактуру. Сделать это покупатель сможет в том периоде, когда получит данный документ.

В книге продаж поставщик должен зарегистрировать исходный документ, но потом аннулировать запись. Исправленный счет-фактуру нужно зарегистрировать либо в книге продаж (если исправления и исходный документ датированы одним кварталом), либо в дополнительном листе к книге продаж (если исправления внесены в более позднем налоговом периоде).

Аналогичным образом следует поступать при повторном направлении корректировочного счета-фактуры, если он подвергся изменениям.

* Временная форма корректировочного счета-фактуры приведена в письме ФНС России от 28.09.11 № ЕД-4-3/15927@.

Отражение корректировки реализации в учете продавца и возможность формирования нового первичного документа в программе и рассмотрим на следующем примере.

Когда требуется исправление счета-фактуры?

Не все случаи выявленных ошибок в оформлении счета-фактуры требуют обязательного оформления исправленного документа. Основное предназначение счета-фактуры – это подтвердить право воспользоваться налоговой льготой в виде вычета по НДС. Если содержимое счета-фактуры не помешает налоговой службе подтвердить право на льготу, то счет-фактуру можно не править.

ИФНС сможет убедиться в праве на вычет, если:

• Идентифицированы единственным образом наименования и прочие реквизиты покупателя и поставщика;
• Четко установлено, кто является грузоотправителем, а кто грузополучателем;
• Определена ставка НДС;
• Правильно указаны наименования позиций;
• Имеется верная стоимость, с которой удерживается налог;
• Верно исчислен налог.

Особенности исправления УПД

Об особенностях применения универсального передаточного документа (УПД) можно прочитать на сайте.

Рассмотрим, каким образом нужно вносить исправления в универсальный передаточный документ, ведь порядок исправления ошибок в первичных документах и счетах-фактурах регулируется разными нормативными актами и существенно различается.

Сложность внесения исправлений в УПД заключается еще и в том, что ошибки могут допускаться как в показателях, относящихся одновременно и к счету-фактуре, и к первичному документу, так и в показателях, относящихся исключительно к одному из этих документов.

Исправление продавцом допущенных ошибок путем выставления  нового исправленного счета-фактуры чревато негативными последствиями, и особенно для покупателя: ведь если исправленный счет-фактура выставлен в налоговом периоде, отличном от периода выставления ошибочного счета-фактуры, то покупателю придется аннулировать ошибочный счет-фактуру и представлять уточненную декларацию в налоговый орган. В то же время, не каждая обнаруженная ошибка влечет за собой обязанность выставлять исправленный счет-фактуру.

Напомним, что, согласно пункту 2 статьи 169 НК РФ, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога ошибки в счетах-фактурах (корректировочных счетах-фактурах), не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать:

• продавца;
• покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав;
• наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав;
• их стоимость;
• налоговую ставку;
• сумму налога, предъявленную покупателю.

Исходя из этой нормы, можно сделать вывод, что ошибками в счетах-фактурах, не препятствующими праву на вычет НДС (будем называть их «не препятствующими ошибками») являются, например, ошибки в реквизитах грузоотправителя и грузополучателя, в информации о платежно-расчетном документе, в сведениях о стране происхождения товара и номере таможенной декларации.

В случае обнаружения таких «не препятствующих ошибок» новые экземпляры счетов-фактур не составляются (п. 7 Раздела II Приложения 1 Постановления № 1137).

Внесению исправлений в УПД в связи с обнаружением ошибок посвящено отдельное Приложение №7 к письму ФНС России от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@ «О корректировке универсального передаточного документа».

Согласно разъяснениям налогового ведомства, порядок исправления обнаруженных ошибок в УПД зависит от присвоенного статуса УПД и от квалификации допущенной ошибки.

Напомним, что статус УПД – это служебный реквизит, который носит информационный характер и который может принимать значение «1» или «2». Если в поле Статус указано значение «1», то документ применяется одновременно и в качестве счета-фактуры, и первички, если значение статуса равно «2», то УПД будет использоваться только в качестве первичного учетного документа.

Таким образом, согласно рекомендациям, изложенным в Приложении № 7, исправленный УПД составляется со статусом «1», если:

• исправления вносятся в УПД со статусом «1»;
• ошибки допущены в показателях, относящихся одновременно и к первичному документу и к счету-фактуре;
• при этом ошибки в части счета-фактуры квалифицируются как «препятствующие ошибки».

Во всех остальных случаях новый УПД следует составлять со статусом «2».

Если же ошибки допущены в показателях, относящихся только к первичному документу, то можно составить новый УПД со статусом «2» либо исправить информацию непосредственно в УПД путем применения Положения № 105 (зачеркивание и исправление).

В том случае, когда необходимо исправить факт ошибочного признания операции:

• освобождаемой от налогообложения в соответствии со статьей 149 НК РФ;
• ошибочного определения места реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) в соответствии со статьями 147, 148 НК РФ

для изменения данных о стоимости отгрузки можно составить новый УПД со статусом «2» либо исправить информацию непосредственно в УПД. При этом необходимо отдельно выставить счет-фактуру.

Если по условиям Примера 1 продавец применяет в своем документообороте УПД, то, руководствуясь рекомендациями ФНС, ошибка в количестве и цене товара исправляется путем составления нового УПД со статусом «1». В «1С:Бухгалтерии 8» такая возможность предоставляется автоматически, если после сохранения документа Корректировка реализации по кнопке Печать вызвать команду Универсальный передаточный документ (УПД).

Пример 2

Продавец ЗАО «Современные Технологии» 24 июля 2014 года реализовал покупателю ООО «Кафе «Сказка»» товары на общую сумму 35 400,00 руб. (в т. ч. НДС 18 %). В октябре 2014 года продавец обнаружил ошибку в документе реализации и в выставленном УПД – неверно указан номер договора. 22 октября 2014 года продавец оформил и передал покупателю исправленный УПД.

Чтобы исправить ошибку во взаиморасчетах с покупателем, допущенную из-за указания неверного договора в документе реализации, можно воспользоваться документом Корректировка долга.

Для исправления же первичного документа, в том числе и составленного в форме УПД, необходимо использовать документ Корректировка реализации с видом операции Исправление в первичных документах. Поскольку номер договора не является показателем, относящимся к реквизиту счета-фактуры, то УПД необходимо оформить со статусом «2».

Если при заполнении документа Корректировка реализации в поле Отражать корректировку выбрать значение Только в печатной форме (рис. 3) , то в результате проведения документа не будет сформировано никаких проводок по корректировке учетных данных и движения по регистрам НДС, а в печатной форме УПД статус «2» сформируется автоматически.

Рис. 3. Корректировка реализации – исправление в печатной форме

Исправить номер договора можно вручную непосредственно в печатной форме, воспользовавшись режимом редактирования (рис. 4).

Рис. 4. УПД – исправление в печатной форме документа

Как исправляется счет-фактура?

После утверждения Постановления №1137 исправление счета-фактуры представляет собой оформление документа, идентичного ранее выписанному, с учетом следующих моментов:

• В пункте 1 – № и дата того счета-фактуры, в котором установлены некорректные данные;
• В пункте 1а – № и дата внесения изменений (номер проставляется порядковый, для первого исправления – 1, для второго – 2 и далее по порядку);
• В остальные поля данные переносятся из исходного документа с внесением изменений в неверно указанные показатели.

До введения в действие новой процедуры изменения счета-фактуры, исправлять документ нужно было путем аккуратного перечеркивания некорректно отраженных сведений. Рядом писались верные показатели, исправление заверялось подписью и датой.

Отражение исправления в книгах покупок и продаж

Исправление в том же квартале

Действия продавца:

1. Неправильный документ подлежит внесению в книгу продаж второй раз, при этом данные в графы с 13а по 19 указываются со знаком «-», этой процедурой аннулируется ранее зарегистрированный счет-фактура, содержащий ошибочные данные;
2. ИСФ регистрируется обычным образом в этом же квартале.

Действия покупателя:

1. Неверный бланк вносится в книгу покупок второй раз, при этом данные граф 15 и 16 указываются со знаком «-», таким образом аннулируется ошибочный счет-фактура;
2. Исправленный документ повторно регистрируется в этом же квартале.

Исправление в другом квартале

Действия продавца:

1. Создается дополнительный лист, относящийся к тому кварталу, в котором был подготовлен исходный счет-фактура.
2. В этом листе книги покупок делается отрицательная регистрационная запись об ошибочном документе;
3. Здесь же регистрируется исправленный бланк.

1. Аналогичный образом формируется дополнительный лист к тому кварталу, в котором сформирован первоначальный счет-фактура.
2. В этом листе делается отрицательная регистрационная запись об ошибочном документе;
3. ИСФ следует зарегистрировать уже в другом квартале книги покупок, в котором он и получен.