Как классифицируется производство по номенклатуре

Понятие номенклатуры дел организации

Номенклатура дел — это регистр, позволяющий систематизировать все документы, используемые в деятельности организации. Это достигается путем их группировки в дела, сформированные по тематическому признаку с учетом сроков хранения. Перечень таких дел, составленный по определенной форме, и есть их номенклатура (п. 94 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Применение номенклатуры в отношении текущих документов решает несколько задач, таких как:

  • классификация и учет;
  • облегчение поиска;
  • помощь при передаче дел и составлении описей;
  • системная подготовка к отбору для дальнейшего хранения и уничтожения.

Номенклатура дел может быть:

  • типовой (нормативной), разработанной ведомством и принимаемой подведомственными организациями за образец при составлении собственного документа;
  • примерной или рекомендуемой, т. е. служащей методическим пособием для создания номенклатуры в однотипных организациях, относящихся, например, к одной отрасли;
  • индивидуальной, разработанной для конкретной организации.

Предназначение номенклатуры на предприятии

Без четкой систематизации в архивах творился бы хаос. Поскольку номенклатура – это важная составляющая работы любого предприятия, важно определить ее значение.

  1. В первую очередь появляется возможность быстрого поиска необходимого дела, используя его порядковый номер или дату регистрации. Всю информацию о том, где находится та или иная бумага, можно отыскать в справочнике, где все сгруппировано по определенному признаку.
  2. Номенклатуру используют для присвоения определенного регистрационного знака документу, согласно его признаку. Например, все приказы об увольнении могут начинаться с букв ПУ, а отчеты в налоговую – ОН.
  3. Номенклатура – это основной критерий при выборе документов, которые нужно сдать в архив. Также сведения номенклатуры могут быть использованы для уничтожения документации, если истек срок их хранения.
  4. Без этой систематизации невозможно было бы хранить временные файлы. Их пришлось бы постоянно описывать, что занимает уйму времени.
  5. Незаменима в архивном деле.
    номенклатура дел

Обязанность по использованию номенклатуры

Составлять номенклатуру дел обязаны организации, передающие документы в госархив (п. 2 ст. 20 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002):

  • государственные и муниципальные;
  • негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
  • негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.

Как классифицируется производство по номенклатуре

У остальных юрлиц обязанности составлять номенклатуру нет. Но следует иметь в виду, что в случае ликвидации негосударственной организации ее документы сдаются в госархив (п. 10 ст. 23 закона № 125-ФЗ), и в этом случае номенклатура дел понадобится.

Кроме того, негосударственные организации должны хранить архивные документы в течение установленных сроков их хранения (п. 1 ст. 17 закона № 125-ФЗ), т. е. формировать собственные архивы. Создать такой архив удобнее по действующим правилам, одобренным Росархивом. Наличие номенклатуры дел, составленной по этим правилам, не только поможет юрлицу в учете документов, работе с ними, хранении и уничтожении, но и облегчит передачу дел в другую организацию в случае реорганизации или в госархив при ликвидации.

О составлении ликвидационного баланса читайте в статье «Ликвидационный баланс – пример нулевого баланса по новой форме».

Пример составления номенклатуры

Если на новообразованном предприятии отсутствует номенклатура учреждения, то рекомендуется поскорее заняться построением книги и классификационного списка. Это можно сделать двумя основными путями: поручить выполнение кадровой службе или посторонней организации, специализирующейся на делопроизводстве.

В первом случае существенное преимущество – это то, что можно разработать номенклатуру исключительно под предприятие, учитывая специфику производства и индивидуальные особенности. Но большой минус в том, что не все специалисты кадровой службы знают, как правильно организовать эту работу. В процессе можно сделать много ошибок, которые приведут к потере важных документов.

И второй вариант – пригласить профессиональных делопроизводителей и заплатить им гонорар за составление номенклатуры. Минус – придется тратить деньги. Плюс – работа будет выполнена качественно и быстро.

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части) Кол-во ед. хр. Срок хранения и № статей по перечню Примечание
1 2 3 4 5
Название раздела

В конце года в отдельной графе заполняется запись об общем количестве заведенных дел, переданных в архив, уничтоженных.

Принципы формирования из ассортимента продуктов

В процессе построения списка документов необходимо пройти несколько главных этапов, без которых номенклатура организации не будет качественно выполнена и ее нельзя будет использовать.

1. На первом этапе номенклатура визируется ответственным за архив сотрудником.

2. Далее с подготовленными материалами должен ознакомится руководитель делопроизводительной службы и, если все соответствует нормам, поставить свою подпись.

3. Потом собирается экспертная комиссия предприятия, для согласования номенклатуры. По итогам заседания составляется протокол.

4. После этого готовая номенклатура отправляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующей архивной организации. Делать это нужно раз в 5 лет (данный этап не касается организаций, которые не передают друментацию на государственное хранение).

Предлагаем ознакомиться  Как высчитывать погонный метр

5. И последний штрих – подпись руководителя организации на грифе утверждения.

После успешного завершения всех пяти пунктов, номенклатура готова к использованию.

Номенклатура дел составляется каждым юрлицом индивидуально для себя. В тех организациях, которые должны использовать ее типовую форму, работа облегчается благодаря тому, что в свой документ переносятся названия дел и сроки из данных форм. Разработку обычно поручают собственному подразделению или сотруднику. Однако можно привлечь и стороннюю организацию или прибегнуть к помощи Росархива (п. 3.4.2 Основных правил работы архивов).

Номенклатура базируется на всех документах, характеризующих особенности деятельности и структуры юрлица, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в деятельности организаций. В юрлицах, имеющих структурные подразделения (в т. ч. обособленные), ее разрабатывают сначала применительно к каждому подразделению, а потом сводят в единый регистр.

Перед утверждением номенклатуру дел согласовывают с сотрудником собственной архивной службы и экспертной комиссией (ЭК), на которую возлагаются функции по оценке значимости документов, а при сдаче в госархив — с его экспертно-проверочной комиссией (ЭПК). Согласованный документ утверждается руководителем организации и вводится в действие приказом по ней.

Впервые номенклатура дел разрабатывается в начале деятельности юрлица, а затем ее ежегодно пересматривают в конце года и начинают применять в уточенном варианте с начала нового (п. 3.4.6 Основных правил работы архивов). 1-м приказом о номенклатуре рекомендуется также утвердить порядок хранения текущих дел, который может быть разным.

Работа с делами заключается:

  • В оформлении папок по ним.
  • Пополнении папок документами в определенном порядке. Он может быть логическим (вместе комплектуются документы по 1 вопросу), хронологическим, алфавитным или нумерационным. Документ подшивается в дело со всеми приложениями к нему.
  • Оформлении описей по папкам документов постоянного и временного длительного хранения. При заполнении папок листы в них нумеруют, а в описях подводят итоги, занося в заключительную запись информацию о количестве документов и листов в папке и количестве листов описи.

Еще в начале работы с номенклатурой дел необходимо определить, где будут находиться дела, содержащие оригиналы документов. Это может быть:

  • одно из подразделений — в небольших фирмах;
  • каждое подразделение организации в отношении своего комплекта дел.

При выдаче из формируемой папки оригинала документа, необходимого для работы, на его место лицом, отвечающим за хранение текущих дел, вкладывается лист-заместитель (можно с копией выданного документа), в котором отражаются:

  • сведения о выданном документе;
  • дата выдачи;
  • фамилия получателя;
  • подписи выдавшего и получившего лиц.

По окончании года сформированные дела проверяют на предмет правильности вложения в них документов по срокам хранения и их значимости. Затем в номенклатурах дел подразделений, а по их данным в общей номенклатуре оформляют итоговые записи по форме, приведенной в приложении 7 к Основным правилам работы архивов. Итоги разбивают на 3 группы в соответствии со сроками хранения и по каждой из групп указывают следующую информацию:

  • общее количество дел;
  • количество переходящих дел;
  • количество дел с пометкой «ЭПК».

Дела временного короткого хранения могут не сдаваться в архив юрлица и в этом случае до уничтожения хранятся в его структурных подразделениях (п. 3.3.2 Основных правил работы архивов). Если они сдаются в архив, их учет в архиве ведется по номенклатуре дел.

Дела временного длительного и постоянного хранения в течение 3 лет после завершения года их составления можно хранить в структурных подразделениях (п. 3.7.25 Основных правил работы архивов). Затем они подлежат сдаче в архив (организации или ведомственный) по описи, составляемой на основании номенклатуры дел, относящейся к соответствующему году. Дела, передаваемые в архив, должны быть оформлены с соблюдением определенных требований (п. 3.6 Основных правил работы архивов).

Выдача отдельных документов из дел, оформление которых завершено, не делается. В случае необходимости для работы выдают дело полностью. Вместо него в месте хранения остается карта-заместитель, в которой указывают те же сведения, что и в листе-заместителе, добавляя к ним срок, на который выдано дело, и отметку о возврате в место хранения.

Дела, подлежащие сдаче в госархивы, по истечении сроков, разрешающих хранение этих документов в организации (ст. 22 закона № 125-ФЗ), передаются в госархив.

Об уничтожении документов с истекшим сроком хранения читайте в материале «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

  • обеспечение достаточной полноты продуктов частого требования и простого ассортимента, незаменимого или трудного замененный в потреблении;
  • обеспечение достаточной ширины типов продуктов на каждой группе и подгруппе в зависимости от профиля ассортимента торгового предприятия;
  • учреждение определенного количества версий каждым типом продуктов в зависимости от товарного профиля и зоны деятельности торгового предприятия;
  • бухгалтерский учет и отражение в ассортименте характеристик требования в этой зоне деятельности торгового предприятия.
Предлагаем ознакомиться  Сроки досудебного производства факультативные факторы влияющие на процессуальные сроки

Минимум ассортимента (список) — минимальное допустимое количество типов продуктов ежедневного требования, определяющего профиль предприятия розничной торговли.

Оптимальный набор ассортимента обеспечивает структуру продуктов установленного требования, возможности введения в ассортименте продуктов импульсивного требования и обновлении продуктов альтернативного требования.

Представительный набор ассортимента – ряд демонстрационных продуктов в торговом зале, содержащем весь диапазон этой группы продуктов.

Номенклатура изделий и услуги (работы), относительно которых акты Российской Федерации обеспечили свою обязательную сертификацию. Изменения касаются технических требований, дополнений, исключений отдельных положений, и также идентификации производства, на котором могут быть приняты декларация по соблюдению и производство, которое подвергается маркировке защищенными отметками соответствия   [c.79],

Возможно сказать неотступно следование за новым механизмом. Если на определенном типе производства технические нормы приняты, то это производство исключено из Номенклатуры изделий и услуг (работы), относительно которых акты Российской Федерации обеспечили свою обязательную сертификацию или Номенклатуры изделий, какое соблюдение может быть подтверждено с декларацией по соблюдению и, поэтому, из Списка производства, которое подвергается обязательному подтверждению соблюдения, импортируя в таможенную территорию Российской Федерации.

Для такого производства ранее установлен новый заказ регистрации деклараций по соблюдению (Статья 24, пункт 6 и Статья 26 Федерального закона О технических правилах) и выполнение сертификации (Статья 26), которую рассматривают. В этом подтверждении случая соблюдения выполнен на соблюдении производства к требованиям ТР.

Номенклатура изделий и услуги (работы), относительно которых акты Российской Федерации обеспечили свою обязательную сертификацию (это введено с 10.01.98).

Нормативные документы, на соблюдении, к которому выполнены обязательные подтверждения соблюдения (ГОСТ, Санпин, Строительные Нормы и Инструкции, и т.д.), в старом механизме подтверждения соблюдения применены согласно Номенклатуре изделий и услугам (работы), относительно которых акты Российской Федерации обеспечили свою обязательную сертификацию и Номенклатуру продукции, какое соблюдение может быть подтверждено с декларацией по соблюдению (принимающий во внимание Статью 46, Федеральный закон пункта 1 О технических правилах).

Номенклатура продукции промышленности (дальше – Номенклатура, НПП) разработана в рамках перехода на международные статистические стандарты в сфере статистики  производства и охватывает секции В, С, D национального классификатора ДК 009: 2010 “Классификация видов экономической деятельности” (КВЕД- 2010).

Номенклатура предназначена для использования как единственный информационный язык при сборе, обработке, распространении статистической информации относительно продукции и для ее международного сопоставления и по своей сути является статистической. Номенклатура может быть полезной для осуществления экономико-статистического анализа производства, реализации и использования продукции на макроэкономическом, региональном и отраслевом уровнях, а также для структуризации информации за видами выработанной продукции с целью проведения маркетинговых обследований и осуществления поставочно-сбытовых операций.

Структура номенклатуры дел

Номенклатура дел представляет собой таблицу, формы которой приведены в приложениях 7 (основной документ) и 8 (составляемый структурным подразделением) к Основным правилам работы архивов. Различия между этими формами заключаются в их наименованиях и наборе подписей.

Главная (табличная) часть документа состоит из 5 граф:

  • Индекс дела — его номер.
  • Заголовок дела — его наименование.
  • Количество единиц хранения — число папок в одном наименовании. При большом количестве документов их будет несколько, т. к. количество листов в одной папке не должно превышать 250, а ее толщина не может быть больше 4 см (п. 3.5.3 Основных правил работы архивов). Эту графу заполняют в конце года.
  • Срок хранения и номер статей по перечню — установленный перечнем типовых документов срок хранения со ссылкой на номер соответствующей статьи и необходимыми специальными пометками.
  • Примечание. Здесь может приводиться самая разная информация: о хранении в электронном виде, переходящих делах, уничтожении, передаче в другую организацию. Его заполняют по мере необходимости.

Разбивка номенклатуры на разделы обычно соответствует набору структурных подразделений (штатному расписанию), располагающихся в таблице в порядке убывания значимости. Небольшие фирмы могут составлять как единый список (без выделения разделов), так и делать группировку по обобщенным наименованиям подразделений.

Подробнее о штатном расписании читайте в статье «Унифицированная форма № Т-3 – Штатное расписание (бланк)».

Номенклатура дел составляется путем максимально полного охвата всех документов, с которыми имеет дело организация, с расчетом на преемственность в последующие годы и учетом того, что в текущем году в ней могут появиться изначально не предусмотренные дела. Для дополнительных дел в каждом разделе таблицы оставляют пустые строки.

Номенклатура структурного подразделения, вошедшая составной частью в основной документ, в течение года также используется в работе. Результаты ее заполнения отразятся в итоговых данных по основной таблице.

Особенности ассортимента

Номер (индекс) дела обычно состоит из 2 (их может быть больше или меньше в зависимости от структуры организации) разделенных дефисом цифровых (или буквенных) кодов (п. 3.4.9 Основных правил работы архивов), отражающих:

  • номер структурного подразделения (раздела);
  • номер дела.

Дела в каждом разделе располагают по степени их значимости, но с таким расчетом, чтобы папки со сходным содержанием в разных разделах имели один и тот же номер. Таким образом, первыми в списке в каждом разделе будут документы общего для организации характера, используемые этим подразделением, а в конце — документы только этого конкретного подразделения.

Наименование дела должно быть индивидуальным, очень конкретным и предельно кратким. Одинаковые наименования, различающиеся по регионам или названиям контрагентов, рекомендуется располагать в алфавитном порядке. Не лишним будет и дополнительный буквенный индекс в цифровом коде номера дела.

Предлагаем ознакомиться  Замена стороны в исполнительном производстве судебная практика

При большом объеме документов 1 дело может разделяться на несколько папок (их лучше пронумеровать) по периодам (помесячно, поквартально, по полугодиям) или иному признаку. Обычно дела формируются из оригиналов, но возможны и папки с копиями документов. В этом случае в заголовок рекомендуется включить слово «копии». Допускается уточнение заголовка в процессе работы с делом (п. 3.4.9 Основных правил работы архивов).

На обложке и корешке дела указывают его индекс, название организации, наименование дела и период времени, к которому относятся документы в нем. Папки с небольшим количеством листов могут включать документы за несколько лет. В этом случае они являются переходящими и сохраняют свой номер в следующем году.

  • глубина — количество версий в каждой подгруппе продуктов;
  • широта — количество типов, версий и имен однородных и разнообразных групп продуктов предложено торговым предприятием;
  • полнота — способность набора продуктов однородной группы, чтобы удовлетворить идентичные потребности потребителей.

Политика ассортимента — цели, задачи и главные направления формирования из ассортимента продуктов определены управлением обслуживанием продажи.

развитие и учреждение в определенном заказе линейки продуктов, формирующей необходимый набор для торговли;действия для создания набора продуктов, позволяющих удовлетворить фактические или прогнозируемые потребности потребителей.

Определение сроков хранения

Срок хранения — один из основных критериев для разделения документов по разным делам. Это позволяет еще в процессе формирования дел сортировать документы на подлежащие:

  • временному короткому (обычно до 10 лет) хранению;
  • временному длительному (обычно более 10 лет) хранению;
  • постоянному (вечному) хранению.

Если же в 1 дело попадают документы с разными сроками хранения, то срок устанавливается по наибольшему из них. Для определения сроков существуют утвержденные перечни.

Как классифицируется производство по номенклатуре

Сроки хранения документов, сдаваемых в госархивы, определяют по типовым перечням, разработанным архивными учреждениями.

ВНИМАНИЕ! Срок хранения ряда документов изменен приказом Росархива от 20.12.2019 №236. Документ вступил в силу с 18.02.2020 года. Подробнее об изменениях читайте здесь.

Ведомственными перечнями, составленными на основе типовых и дополненными сроками по часто требующимся документам ведомства, пользуются организации, относящиеся к определенной отрасли. Такая организация должна сначала применить ведомственный перечень, а потом уже типовой.

Прочие организации могут воспользоваться следующими типовыми перечнями:

  • управленческих архивных документов, образующихся в деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций (приказ Росархива РФ от 20.12.2019 № 236);
  • архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций (приказ Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182 в редакции приказа Минкультуры РФ от 28.04.2011 № 412);
  • документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий (перечень Главархива СССР от 15.08.1988).

1-й по списку перечень является основным и подходит также для коммерческих фирм.

Как классифицируется производство по номенклатуре

Кроме того, акционерным обществам следует иметь в виду, что в отношении документов этих обществ существуют сроки хранения, установленные Положением о порядке и сроках хранения документов АО (постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс).

Право определения сроков хранения не по перечню у организации отсутствует. Если в перечне срока нет, то для документов, не сдаваемых в госархив, его определяет ЭК (экспертная комиссия) юрлица, а по документам, предназначенным для госархивов, — ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) соответствующего архива.

ЭПК госархива привлекают также к определению сроков тех документов, которые в типовом перечне имеют отметку «ЭПК» (документы с такой отметкой в обязательном порядке должны быть согласованы с экспертно-проверочной комиссией госархива). Организациям, не сдающим документы в госархив, целесообразно занести эту отметку в разрабатываемую организацией номенклатуру дел. Туда же могут попасть иные дополнительные пометки, касающиеся сроков временного короткого хранения.

Срок хранения исчисляют с начала года, следующего за годом завершения текущей работы с документом.

Итоги

Архивирование документов является обязанностью любой организации. Передача дел на архивное хранение производится в соответствии с разработанной номенклатурой дел. Разрабатывать номенклатуру дел рекомендуется по действующим правилам, одобренным Росархивом.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Наверх
Adblock detector